Как создавать сводные таблицы в Excel

При работе с электронными таблицами в Office Excel часто возникает необходимость организовать большое количество строк в наглядные отчеты. Это достаточно легко сделать, если следовать этим простым инструкциям.

Что такое сводная таблица в Excel и для чего она нужна?

Сводная таблица - это специальный инструмент для подробного анализ данных в Excel. Он собирает различную информацию из стандартных таблиц, выполняет обработку, категоризацию и ряд вычислений для последующей публикации результата в виде отчетов. При этом все параметры отчетов могут быть настроены в соответствии с вашими требованиями.

Сводные таблицы незаменимы, когда нужно подготовить подробный отчет из большого количества различных данных. Они суммируют произвольно расположенные значения, а затем группируют их в удобном формате для проведения сложных расчетов.
Макет сводной таблицы легко настраивается в соответствии с вашими предпочтениями с помощью пары щелчков мыши. Например, можно изменить расположение столбцов и строк, отфильтровать итоговые показатели и переместить блоки отчета из одной точки в другую для большей наглядности.
Давайте рассмотрим тонкости работы со сводными таблицами на практическом примере.

Шаг 1: Создание таблицы

Чтобы сводная таблица работала правильно, необходимо соблюдать несколько требований:

1. Каждый столбец должен иметь свой заголовок.
   2. Для каждого столбца требуется один формат отображения: число, дата или текст.
   3. Ячейки и строки не могут быть пустыми.

Далее выберите меню "Вставка" и найдите пункт "Сводная таблица".

Появится диалоговое окно, в котором необходимо задать два параметра:

• диапазон исходной таблицы, чтобы в сводную таблицу попала вся необходимая информация;
• лист, на который будут перенесены данные для дальнейшей обработки.

Нам нужно выделить весь диапазон вместе с заголовком и нажать кнопку "Новый лист", что облегчит перемещение между исходными значениями и сводным отчетом. Нажмите на кнопку "Ок".

Программа сгенерирует новый лист. Вы можете сразу же дать ему имя для удобства работы.

Левая часть листа содержит область, в которой отображается сводная таблица после внесения корректировок. В правой части листа находится окно "Поля сводной таблицы", в котором и будут производиться корректировки. Следующий шаг - разобраться с тем, как работать с панелью.

Читайте также: Формулы и функции в Excel: Как использовать их для анализа данных

Шаг 2: Настройка сводной таблицы для результата

В верхней части панели настроек находится блок с выбором допустимых полей сводной таблицы. Они заимствованы из заголовков столбцов. В нашем случае это: Товар, Человек, Год, Месяц, Цена, Время. В нижней части панели есть четыре области: "Значения", "Столбцы", "Строки" и "Фильтры". Каждая из них предназначена для выполнения определенных операций:

1. Раздел "Значения" отвечает за выполнение вычислений на основе исходных данных таблицы и последующую передачу результатов. В стандартном режиме Excel выполняет суммирование данных, но вы можете задать и другие действия, например, вычислить среднее значение, показать минимум или максимум, перемножить. Если параметры заданы в виде чисел, Excel найдет сумму их значений.
2. "Столбцы" и "Строки" предназначены для визуальной демонстрации полей в таблице. Если вы укажете "Строки", поля будут расположены построчно. Если выбрать "Столбцы", то они будут приведены к формату столбцов.
3. "Фильтры". Эта опция предназначена для фильтрации сводной информации в сводной таблице. После ее создания панель фильтров будет отображаться отдельно. На ней есть кнопки для выбора отображаемых данных, а также для их скрытия. Например, вы можете просмотреть продажи только одного менеджера или за определенный период времени.

Для настройки сводной таблицы можно использовать два метода:

1. Отметьте нужное поле. Excel решит, где должно находиться это значение, и автоматически отправит его туда.
   2. Выберите поля из списка и добавьте их в нужную область с помощью ручного метода.

Первый способ считается несколько неудачным. Excel редко форматирует информацию таким образом, чтобы она выглядела визуально простой. В результате результат выглядит неинформативно.
Что касается второго метода, то здесь допускается персональная настройка каждого отчета.
Если мы хотим, чтобы в сводной таблице отображались только определенные данные, нам следует использовать фильтрацию.

Шаг 3: Настройка фильтров

Чтобы легче фильтровать данные в нашей собственной сводной таблице, нам нужно переместить поля в меню Фильтры. Мы можем перетащить туда все строки.

Далее мы можем задать фильтры по дате выпуска, например, настроить интерфейс так, чтобы он показывал результаты за второй месяц.

Шаг 4: Обновление данных

Если в сводной таблице нет данных за какой-либо период, например за последний месяц, но есть данные в источнике, автоматический перенос не произойдет, так как изменится диапазон источника. В этом случае необходимо изменить начальные значения.

Для этого откройте сводный лист, нажмите клавишу в меню Analyze Summary Sheet, чтобы изменить параметры источника. Ключ отправит вас на лист источника, где вам нужно будет задать новые значения диапазона. После этого информация автоматически попадет в сводную таблицу. Если необходимо изменить параметры внутри диапазона, это тоже делается вручную.

Таким образом, умение создавать сводные таблицы станет полезным навыком для всех пользователей, работающих в Microsoft Office Excel. Возможностей этого офисного пакета достаточно для выполнения самых сложных операций и расчетов. А сводные таблицы прекрасно систематизируют эти данные.