Як створювати зведені таблиці в Excel

Під час роботи з електронними таблицями в Office Excel часто виникає потреба організувати велику кількість рядків у візуальні звіти. Зробити це досить легко, якщо дотримуватися цих простих інструкцій.

Що таке зведена таблиця в Excel і для чого вона потрібна?

Зведена таблиця - це спеціальний інструмент для детального аналіз даних в Excel. Він збирає різноманітну інформацію зі стандартних таблиць, виконує обробку, категоризацію та ряд розрахунків для подальшої публікації результату у вигляді звітів. Причому всі параметри звітів можна налаштувати відповідно до ваших вимог.

Зведені таблиці незамінні, коли вам потрібно підготувати детальний звіт з великої кількості різних даних. Вони підсумовують випадково розміщені значення, а потім групують їх у зручному форматі для розширених розрахунків.
Макет зведеної таблиці можна легко налаштувати відповідно до ваших уподобань кількома клацаннями миші. Наприклад, ви можете змінювати розташування стовпців і рядків, фільтрувати підсумки і переміщати блоки звіту з однієї точки в іншу для більшої наочності.
Давайте розглянемо тонкощі роботи зі зведеними таблицями на практичному прикладі.

Крок 1: Створення таблиці

Щоб зведена таблиця працювала коректно, важливо виконати кілька вимог:

1. Кожна колонка повинна мати свій заголовок.
   2. Кожен стовпець вимагає одного формату відображення: число, дата і текст.
   3. Клітинки та рядки не можуть бути порожніми.

Далі виберіть меню "Вставка" і знайдіть пункт "Зведена таблиця".

З'явиться діалогове вікно, в якому ви маєте задати два параметри:

• діапазон вихідної таблиці, щоб зведена таблиця отримала всю необхідну інформацію;
• аркуш, на який будуть перенесені дані для подальшої обробки.

Нам потрібно виділити весь діапазон разом із заголовком і натиснути на "Новий аркуш", що полегшить переміщення між вихідними значеннями і зведеним звітом. Натискаємо "Ок".

Програма створить новий аркуш. Ви можете відразу дати йому ім'я для комфортної роботи.

У лівій частині аркуша міститься область, де відображається зведена таблиця після внесення коригувань. У правій частині аркуша міститься вікно "Поля зведеної таблиці", в якому будуть зроблені ці налаштування. Наступним кроком буде розібратися, як працювати з панеллю.

Читайте також: Формули та функції в Excel: Як використовувати їх для аналізу даних

Крок 2: Налаштування зведеної таблиці для результатів

У верхній частині панелі налаштувань ви знайдете блок з вибором допустимих полів зведеної таблиці. Вони запозичені із заголовків стовпців. У нашому випадку це Продукт, Особа, Рік, Місяць, Ціна, Час. У нижній частині панелі є чотири області: "Значення", "Стовпці", "Рядки" і "Фільтри". Кожна з них призначена для виконання певних операцій:

1. Розділ "Значення" відповідає за виконання обчислень на основі вихідних даних таблиці і подальше перенесення результатів. У стандартному режимі Excel виконує підсумовування даних, але ви можете вказати інші дії, наприклад, обчислення середнього значення, відображення мінімуму або максимуму, множення. Якщо параметри вказані у вигляді чисел, Excel знайде суму їхніх значень.
2. "Стовпці" та "Рядки" призначені для візуальної демонстрації полів у таблиці. Якщо ви виберете "Рядки", поля будуть розташовані в рядку за рядком. Якщо ви виберете "Стовпці", вони будуть адаптовані до стовпчикового формату.
3. "Фільтри". Ця опція призначена для фільтрації підсумкової інформації у зведеній таблиці. Після її побудови панель фільтрів буде відображатися окремо. На ній є кнопки для вибору даних, що відображаються, а також для їх приховування. Наприклад, ви можете переглянути продажі тільки одного менеджера або за певний період часу.

Ви можете використовувати два способи налаштування зведеної таблиці:

1. Позначте потрібне поле. Після цього Excel вирішить, де має бути це значення, і автоматично надішле його туди.
   2. Виберіть поля зі списку та додайте їх до потрібної області вручну.

Перший спосіб вважається дещо невдалим. Excel рідко форматує інформацію таким чином, щоб вона виглядала візуально простою. Як наслідок, результат виглядає неінформативним.
Що стосується другого способу, то для кожного звіту допускається персональне налаштування.
Якщо ми хочемо, щоб у зведеній таблиці з'явилися лише певні дані, слід скористатися фільтрацією.

Крок 3: Налаштування фільтрів

Щоб легше фільтрувати дані в нашій власній зведеній таблиці, нам потрібно перемістити поля в меню Фільтри. Ми можемо перетягнути туди всі рядки.

Далі ми можемо встановити фільтри за датою випуску, наприклад, налаштувавши інтерфейс так, щоб він показував результати за другий місяць.

Крок 4: Оновлення даних

Якщо в підсумковій таблиці немає даних за якийсь період, наприклад, за останній місяць, але є дані у джерелі, автоматичне перенесення не відбудеться, оскільки зміниться діапазон джерела. У цьому випадку вам потрібно буде змінити початкові значення.

Для цього відкрийте зведений аркуш, натисніть кнопку в меню "Проаналізувати зведений аркуш", щоб змінити вихідні параметри. Клавіша відправить вас на вихідний аркуш, де вам потрібно буде встановити нові значення діапазону. Після цього інформація буде автоматично перенесена до зведеної таблиці. Якщо потрібно змінити параметри всередині діапазону, це також можна зробити вручну.

Таким чином, вміння створювати зведені таблиці буде корисною навичкою для всіх користувачів, які працюють в Microsoft Office Excel. Можливостей цього офісного пакету достатньо для виконання найскладніших операцій і розрахунків. А зведені таблиці чудово систематизують ці дані.