Як працювати з графіками та діаграмами в PowerPoint

Microsoft Office Power Point - це потужне програмне забезпечення для роботи з презентаціями та візуальним контентом. Вона має різноманітні інструменти для простого та інтуїтивно зрозумілого відображення даних. До них відносяться графіки та діаграми. Вони відкривають перед користувачами розширені можливості та налаштування.

Особливості графіків та діаграм у Power Point

Діаграма - це візуальне відображення даних для кращого сприйняття глядачем. З їх допомогою зручно відображати тенденції і тренди, наприклад, висхідні або спадні. Діаграми також використовуються для порівняння властивостей процесів, явищ і об'єктів по ряду пунктів. На практиці це дає можливість зрозуміти динаміку, не занурюючись у цифри.

Що стосується графіків, то вони є частиною діаграми і містять інформацію у форматі точок, об'єднаних за допомогою ліній.

А оскільки презентації PowerPoint базуються на візуалізації та аргументації тез доповідача, діаграми підвищують їхню ефективність завдяки наочним прикладам.

Серед основних параметрів діаграм можна виділити такі:

• колір;
• висота;
• товщину та інші властивості візуалізації.

Читайте також: Як швидко створити презентацію в PowerPoint

Які типи діаграм існують

Обираючи ту чи іншу діаграму, потрібно конкретизувати завдання, які потрібно відстежувати. Адже різні категорії діаграм мають свої плюси та мінуси. Знайти універсальний варіант неможливо.

Діаграми стовпчикового типу

Такі діаграми містять горизонтальні або вертикальні стовпчики (смуги) для демонстрації інформації. Параметри стовпчиків пропорційні відображуваним даним. Стовпчасті діаграми можна використовувати для опрацювання різних типів даних, але зазвичай вони призначені для порівняння інформації.

Лінійні діаграми

Такі діаграми користуються попитом при показі трендів. Ключові точки з'єднуються лініями, тому користувач може легко побачити тенденції до збільшення або зменшення значень у часі.

Секторні (кругові) діаграми

Кругові діаграми корисні для порівняння пропорцій як сегментів цілого кола. Кожен параметр є частиною кругового пирога. Глядачеві набагато легше зрозуміти, який відсоток становить та чи інша величина від цілого.

Ієрархія

Такі діаграми мають схожість з лінійними, але простір біля ліній має колір. З їхньою допомогою зручно переглядати вміст кожного елемента.

Поверхня

За допомогою поверхневих діаграм можна формувати інформацію в тривимірному вигляді. Зазвичай їх використовують для великих масивів даних та одночасного відображення різної інформації.

Як читати діаграми?

Існує кілька основних частин діаграм, які використовуються для інтерпретації опублікованих даних.

1. Заголовок. Призначений для опису суті діаграми.
   2. Вертикальна вісь (y). Використовується для відображення значень стовпців. Наприклад, обсяг продажів товарів певної категорії.
   3. Горизонтальна вісь (x). Демонструє категорії діаграми. Тут кожен жанр відображається у власній групі.
   4. Серії даних. Складається з великої кількості інформації, опублікованої на графіку.
   5. Легенда. Показує, що означає кожен колір на графіку. Наприклад.

Як додати діаграму до презентації PowerPoint?

Основним інструментом для формування діаграм в PowerPoint є таблиця. Щоб додати діаграму на слайд, потрібно виконати такі дії:

1. У меню "Вставка" виберіть пункт "Діаграма".
   2. У діалоговому вікні, що відкриється, вкажіть тип діаграми і натисніть "Ok".
   3. В результаті буде створено діаграму та електронну таблицю. Опублікована інформація в електронній таблиці буде використана як вхідні дані для діаграми. Якщо є зайві рядки або стовпці, їх слід видалити.
   4. Далі слід вказати свою інформацію, наприклад, категорію товару. Підготувавши необхідні параметри, слід натиснути на хрестик, щоб закрити таблицю.

Редагування діаграм

Щоб змінити параметри діаграми, потрібно відкрити електронну таблицю, дотримуючись цих інструкцій:

1. Натисніть на слайд діаграми, щоб виділити його.
   2. У меню "Конструктор" натисніть "Змінити дані".

З'явиться таблиця з інформацією, в яку потрібно буде внести зміни.

Створення діаграми на основі налаштувань Microsoft Office Excel

Якщо вам потрібно створити діаграму з таблиці Office Excel, ви можете діяти за такою схемою:

Перший спосіб:

1. Відкрийте програму Office Excel з інформацією для створення діаграми.
   2. Створіть діаграму в PowerPoint відповідно до інструкцій, описаних вище.
   3. Скопіюйте дані з Excel в діаграму PowerPoint.

Другий спосіб:

Другий спосіб передбачає зв'язування таблиці Excel з діаграмою PowerPoint. Метод характеризується великою зручністю і простотою, оскільки інформація в PowerPoint буде змінюватися самостійно, якщо ви внесете зміни в документ Excel. Інструкція по синхронізації виглядає наступним чином:

1. У меню Вставка виберіть піктограму Об'єкт.
   2. У формі натисніть на кнопку "Створити файл" і за допомогою клавіші "Огляд" виберіть потрібний документ.
   3. Поставте галочку навпроти "Посилання" та натисніть "ОК".
   4. Ви отримаєте дані з файлу Excel у вигляді слайду в PowerPoint.
   5. Далі знайдіть опцію "Посилання" і виберіть її за допомогою прапорця.
   6. Вам буде надіслано дані з файлу Excel на слайд PowerPoint.

Інший варіант передбачає безпосереднє копіювання діаграми з Excel, а потім оновлення даних.
У PowerPoint доступна велика кількість інструментів для керування діаграмами. Наприклад, ви можете змінити тип діаграми, формат відображення даних, стиль тощо.

Якщо ви хочете змінити структуру відображення інформації, вам потрібно натиснути лівою кнопкою миші на діаграмі, яку потрібно змінити. Виділивши діаграму, ви побачите меню "Конструктор" і пункт "Змінити дані". Після натискання на "Змінити дані" ви побачите активні клавіші Стовпчик і Рядок.