Jak tworzyć tabele podsumowujące w programie Excel

Podczas pracy z arkuszami kalkulacyjnymi w programie Office Excel często konieczne jest zorganizowanie dużej liczby wierszy w raporty wizualne. Jest to dość łatwe do zrobienia, jeśli zastosujesz się do tych prostych instrukcji.

Co to jest tabela podsumowująca w programie Excel i do czego służy?

Tabela podsumowująca jest specjalnym narzędziem do szczegółowego analiza danych w programie Excel. Zbiera różne informacje ze standardowych tabel, wykonuje przetwarzanie, kategoryzację i szereg obliczeń w celu dalszej publikacji wyników w formie raportów. Wszystkie parametry raportów można dostosować do własnych potrzeb.

Tabele podsumowujące są niezastąpione, gdy trzeba przygotować szczegółowy raport z dużej liczby różnych danych. Podsumowują one losowo rozmieszczone wartości, a następnie grupują je w wygodnym formacie do zaawansowanych obliczeń.
Układ tabeli podsumowującej można łatwo dostosować do własnych preferencji za pomocą kilku kliknięć myszą. Można na przykład zmieniać lokalizacje kolumn i wierszy, filtrować sumy i przenosić bloki raportu z jednego punktu do drugiego w celu uzyskania większej przejrzystości.
Przyjrzyjmy się zawiłościom pracy z tabelami podsumowującymi na praktycznym przykładzie.

Krok 1: Tworzenie tabeli

Aby tabela podsumowująca działała poprawnie, ważne jest spełnienie kilku wymagań:

1. Każda kolumna musi mieć własny nagłówek.
   2. Każda kolumna wymaga jednego formatu wyświetlania: liczby, daty lub tekstu.
   3. Komórki i wiersze nie mogą być puste.

Następnie wybierz menu Wstaw i znajdź pozycję Tabela podsumowująca.

Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego, w którym należy ustawić dwa parametry:

• zakres oryginalnej tabeli, dzięki czemu tabela podsumowująca otrzyma wszystkie niezbędne informacje;
• arkusz, do którego dane zostaną przeniesione w celu dalszego przetwarzania.

Musimy zaznaczyć cały zakres wraz z nagłówkiem i kliknąć "Nowy arkusz", co ułatwi przechodzenie między wartościami źródłowymi a raportem podsumowującym. Kliknij "Ok".

Program wygeneruje nowy arkusz. Możesz od razu nadać mu nazwę, aby wygodnie pracować.

Lewa część arkusza zawiera obszar, w którym wyświetlana jest tabela podsumowująca po wprowadzeniu korekt. Prawa strona arkusza zawiera okno "Pola tabeli podsumowującej", w którym dokonywane będą te korekty. Następnym krokiem jest ustalenie, jak pracować z panelem.

Czytaj także: Formuły i funkcje w Excelu: Jak używać ich do analizy danych

Krok 2: Dostosowanie tabeli podsumowującej dla wyniku

W górnej części panelu ustawień znajduje się blok z wyborem prawidłowych pól tabeli podsumowania. Są one zapożyczone z nagłówków kolumn. W naszym przypadku są to: Produkt, Osoba, Rok, Miesiąc, Cena, Czas. W dolnej części panelu znajdują się cztery obszary: "Wartości", "Kolumny", "Wiersze" i "Filtry". Każdy z nich jest przeznaczony do wykonywania określonych operacji:

1. Sekcja Wartości jest odpowiedzialna za wykonywanie obliczeń na podstawie danych początkowych tabeli, a następnie przesyłanie wyników. W trybie standardowym Excel wykonuje sumowanie danych, ale można określić inne działania, takie jak obliczanie średniej, wyświetlanie minimum lub maksimum, mnożenie. Jeśli parametry są określone liczbowo, Excel znajdzie sumę ich wartości.
2. "Kolumny" i "Wiersze" służą do wizualnej prezentacji pól w tabeli. W przypadku wybrania opcji "Rows" (Wiersze) pola zostaną ułożone wiersz po wierszu. Jeśli wybierzesz "Columns", zostaną one dostosowane do formatu kolumnowego.
3. "Filtry". Ta opcja służy do filtrowania informacji podsumowujących w tabeli podsumowań. Po jej utworzeniu panel filtrów zostanie wyświetlony osobno. Zawiera on przyciski umożliwiające wybór wyświetlanych danych, a także ich ukrycie. Na przykład można wyświetlić sprzedaż tylko jednego menedżera lub za określony okres czasu.

Tabelę podsumowującą można dostosować na dwa sposoby:

1. Zaznacz żądane pole. Excel zdecyduje, gdzie powinna znajdować się ta wartość i automatycznie ją tam wyśle.
   2. Wybierz pola z listy i dodaj je do żądanego obszaru przy użyciu metody ręcznej.

Pierwsza metoda jest uważana za nieco nieudaną. Excel rzadko formatuje informacje w sposób, który sprawia, że wydają się one wizualnie proste. W rezultacie wynik wygląda mało informacyjnie.
Jeśli chodzi o drugą metodę, dozwolone jest osobiste dostosowanie każdego raportu.
Jeśli chcemy, aby w tabeli podsumowującej pojawiły się tylko określone dane, powinniśmy użyć filtrowania.

Krok 3: Dostosowywanie filtrów

Aby łatwiej filtrować dane w naszej własnej tabeli podsumowującej, musimy przenieść pola do menu Filtry. Możemy tam przeciągnąć i upuścić wszystkie wiersze.

Następnie możemy ustawić filtry według daty wydania, na przykład dostosowując interfejs, aby wyświetlał wyniki dla drugiego miesiąca.

Krok 4: Aktualizacja danych

Jeśli w tabeli podsumowującej nie ma danych dla dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, ale w źródle są dane, automatyczny transfer nie zostanie wykonany, ponieważ zmieni się zakres źródła. W takim przypadku konieczna będzie zmiana wartości początkowych.

Aby to zrobić, otwórz arkusz podsumowania, kliknij przycisk w menu Analizuj arkusz podsumowania, aby zmienić parametry źródłowe. Klawisz spowoduje przejście do arkusza źródłowego, w którym należy ustawić nowe wartości zakresu. Spowoduje to automatyczne przeniesienie informacji do tabeli podsumowującej. Jeśli zachodzi potrzeba zmiany parametrów w zakresie, również można to zrobić ręcznie.

Możliwość tworzenia tabel podsumowujących będzie więc przydatną umiejętnością dla wszystkich użytkowników pracujących w programie Microsoft Office Excel. Możliwości tego pakietu biurowego są wystarczające do wykonywania najbardziej złożonych operacji i obliczeń. A tabele podsumowujące doskonale systematyzują te dane.