Kaip sudaryti suvestines lenteles programoje "Excel

Dirbant su skaičiuoklėmis "Office Excel" programoje, dažnai reikia daug eilučių sutvarkyti į vaizdines ataskaitas. Tai padaryti pakankamai paprasta, jei laikysitės šių paprastų nurodymų.

Kas yra "Excel" suvestinė lentelė ir kam ji skirta?

Suvestinė lentelė yra speciali priemonė, skirta išsamiai duomenų analizė "Excel" programa.. Ji renka įvairią informaciją iš standartinių lentelių, apdoroja, kategorizuoja ir atlieka tam tikrus skaičiavimus, kad vėliau rezultatus paskelbtų ataskaitose. Visus ataskaitų parametrus galima pritaikyti pagal savo poreikius.

Suvestinės lentelės yra nepakeičiamos, kai reikia parengti išsamią ataskaitą iš daugybės skirtingų duomenų. Jose apibendrinamos atsitiktinai išdėstytos reikšmės, o tada jos sugrupuojamos patogiu formatu, kad būtų galima atlikti išplėstinius skaičiavimus.
Suvestinės lentelės išdėstymą lengva pritaikyti pagal savo pageidavimus keliais pelės spustelėjimais. Pavyzdžiui, galite keisti stulpelių ir eilučių vietas, filtruoti sumas ir perkelti ataskaitos blokus iš vieno taško į kitą, kad būtų aiškiau.
Apžvelkime darbo su suvestinėmis lentelėmis subtilybes pasitelkdami praktinį pavyzdį.

1 žingsnis: lentelės kūrimas

Kad suvestinė lentelė veiktų tinkamai, svarbu, kad ji atitiktų keletą reikalavimų:

1. Kiekvienas stulpelis turi turėti savo antraštę.
   2. Kiekvienam stulpeliui reikalingas vienas rodymo formatas: skaičius, data ir tekstas.
   3. Eilutės ir langeliai negali būti tušti.

Tada pasirinkite meniu Insert ir raskite elementą Summary Table.

Bus parodytas dialogo langas, kuriame reikia nustatyti du parametrus:

• pradinės lentelės diapazoną, kad suvestinėje lentelėje būtų pateikta visa reikiama informacija;
• lapas, į kurį duomenys bus perkelti tolesniam apdorojimui.

Reikia pažymėti visą diapazoną kartu su antrašte ir spustelėti "New Sheet" (naujas lapas), kad būtų lengviau judėti tarp šaltinio reikšmių ir suvestinės ataskaitos. Spustelėkite "Ok".

Programa sukurs naują lapą. Galite iš karto suteikti jam pavadinimą, kad būtų patogu dirbti.

Kairėje lapo dalyje yra sritis, kurioje, atlikus koregavimus, rodoma suvestinė lentelė. Dešinėje lapo dalyje yra langas "Suvestinės lentelės laukai", kuriame bus atliekami šie koregavimai. Kitas žingsnis - išsiaiškinti, kaip dirbti su skydeliu.

Taip pat skaitykite: Formulės ir funkcijos programoje "Excel": Kaip jas naudoti duomenims analizuoti?

2 veiksmas: rezultatų suvestinės lentelės pritaikymas

Nustatymų skydelio viršuje rasite bloką su galiojančių suvestinės lentelės laukų pasirinkimu. Jie pasiskolinti iš stulpelių antraščių. Mūsų atveju jie yra šie: Produktas, Asmuo, Metai, Mėnuo, Kaina, Laikas. Skydelio apačioje yra keturios sritys: "Vertės", "Stulpeliai", "Eilutės" ir "Filtrai". Kiekviena iš jų skirta tam tikroms operacijoms atlikti:

1. Skyriuje "Vertės" atliekami skaičiavimai pagal pradinius lentelės duomenis ir perduodami rezultatai. Standartiniu režimu "Excel" atlieka duomenų sumavimą, tačiau galite nurodyti kitus veiksmus, pavyzdžiui, apskaičiuoti vidurkį, parodyti mažiausią arba didžiausią reikšmę, dauginti. Jei parametrai nurodyti skaičiais, "Excel" ras jų reikšmių sumą.
2. "Stulpeliai" ir "Eilutės" skirti vizualiai parodyti lentelės laukus. Jei nurodysite "Rows" (eilutės), laukai bus išdėstyti eilutė po eilutės. Jei pasirinksite "Columns" (stulpeliai), jie bus pritaikyti stulpelių formatui.
3. "Filtrai". Ši parinktis skirta filtruoti suvestinės lentelėje esančią suvestinės informaciją. Ją sukūrus, filtrų skydelis bus rodomas atskirai. Jame yra mygtukai, kuriais galima pasirinkti rodomus duomenis, taip pat juos paslėpti. Pavyzdžiui, galite peržiūrėti tik vieno vadybininko arba tam tikro laikotarpio pardavimus.

Galite naudoti du būdus, kaip pritaikyti suvestinės lentelę:

1. Pažymėkite norimą lauką. Tada "Excel" nuspręs, kur ta reikšmė turėtų būti, ir automatiškai ją ten nusiųs.
   2. Pasirinkite laukus iš sąrašo ir pridėkite juos prie norimos srities naudodami rankinį metodą.

Pirmasis metodas laikomas šiek tiek nesėkmingu. "Excel" retai suformatuoja informaciją taip, kad ji atrodytų vizualiai paprasta. Dėl to rezultatas atrodo neinformatyvus.
Taikant antrąjį metodą, leidžiama asmeniškai pritaikyti kiekvieną ataskaitą.
Jei norime, kad suvestinėje lentelėje būtų rodomi tik konkretūs duomenys, turėtume naudoti filtravimą.

3 veiksmas: filtrų pritaikymas

Norėdami lengviau filtruoti savo suvestinės lentelės duomenis, turime perkelti laukus į meniu Filtrai. Ten galime vilkti ir nuleisti visas eilutes.

Toliau galime nustatyti filtrus pagal išleidimo datą, pavyzdžiui, pritaikydami sąsają taip, kad būtų rodomi antrojo mėnesio rezultatai.

4 veiksmas: atnaujinkite duomenis

Jei suvestinėje lentelėje nėra kurio nors laikotarpio, pavyzdžiui, paskutinio mėnesio, duomenų, bet yra duomenų šaltinyje, automatinis perkėlimas neįvyks, nes pasikeis šaltinio diapazonas. Tokiu atveju turėsite pakeisti pradines vertes.

Norėdami tai padaryti, atidarykite suvestinės lapą, spustelėkite meniu Analyze Summary Sheet (Analizuoti suvestinės lapą) esantį klavišą ir pakeiskite šaltinio parametrus. Raktas nukreips jus į šaltinio lapą, kuriame turėsite nustatyti naujas diapazono vertes. Tada informacija bus automatiškai perkelta į suvestinės lentelę. Jei reikia pakeisti diapazono parametrus, tai taip pat atliekama rankiniu būdu.

Taigi gebėjimas kurti suvestines lenteles bus naudingas visiems naudotojams, dirbantiems su "Microsoft Office Excel". Šio biuro programų paketo galimybių pakanka sudėtingiausioms operacijoms ir skaičiavimams atlikti. O suvestinės lentelės puikiai susistemina šiuos duomenis.