Come creare tabelle di riepilogo in Excel

Quando si lavora con i fogli di calcolo in Office Excel, spesso è necessario organizzare un gran numero di righe in rapporti visivi. Questo è abbastanza facile da fare se si seguono queste semplici istruzioni.

Che cos'è una tabella di riepilogo in Excel e a cosa serve?

Una tabella di riepilogo è uno strumento speciale per analisi dei dati in Excel. Raccoglie varie informazioni da tabelle standard, esegue l'elaborazione, la categorizzazione e una serie di calcoli per la successiva pubblicazione dei risultati sotto forma di report. Tutti i parametri dei report possono essere personalizzati per soddisfare le vostre esigenze.

Le tabelle di riepilogo sono indispensabili quando si deve preparare un rapporto dettagliato su un gran numero di dati diversi. Riassumono valori casuali e li raggruppano in un formato comodo per i calcoli avanzati.
Il layout della tabella di riepilogo può essere facilmente personalizzato con un paio di clic del mouse. Ad esempio, è possibile modificare la posizione delle colonne e delle righe, filtrare i totali e spostare i blocchi del report da un punto all'altro per una maggiore chiarezza.
Vediamo le complessità del lavoro con le tabelle di riepilogo con un esempio pratico.

Passo 1: creazione di una tabella

Affinché una tabella riassuntiva funzioni correttamente, è importante che soddisfi diversi requisiti:

1. Ogni colonna deve avere una propria intestazione.
   2. Ogni colonna richiede un formato di visualizzazione: numero, data e testo.
   3. Le celle e le righe non possono essere vuote.

Quindi, selezionare il menu Inserisci e individuare la voce Tabella riassuntiva.

Viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è necessario impostare due parametri:

• l'intervallo della tabella originale, in modo che la tabella di riepilogo ottenga tutte le informazioni necessarie;
• il foglio in cui i dati verranno spostati per un'ulteriore elaborazione.

È necessario selezionare l'intero intervallo insieme all'intestazione e fare clic su "Nuovo foglio", che faciliterà lo spostamento tra i valori di origine e il report di riepilogo. Fare clic su "Ok".

Il programma genera un nuovo foglio. È possibile assegnargli immediatamente un nome per lavorare comodamente.

La parte sinistra del foglio contiene l'area in cui viene visualizzata la tabella di riepilogo dopo aver effettuato le regolazioni. La parte destra del foglio contiene la finestra "Campi della tabella di riepilogo", dove verranno effettuate le regolazioni. Il passo successivo è capire come lavorare con il pannello.

Leggi anche: Formule e funzioni in Excel: Come usarle per analizzare i dati

Passo 2: personalizzazione della tabella di riepilogo dei risultati

Nella parte superiore del pannello delle impostazioni, si trova un blocco con una selezione di campi validi per la tabella di riepilogo. Questi sono presi in prestito dalle intestazioni delle colonne. Nel nostro caso, sono: Prodotto, Persona, Anno, Mese, Prezzo, Ora. Nella parte inferiore del pannello sono presenti quattro aree: "Valori", "Colonne", "Righe" e "Filtri". Ognuna di esse è destinata all'esecuzione di determinate operazioni:

1. La sezione Valori è responsabile dell'esecuzione di calcoli basati sui dati di partenza della tabella e del successivo trasferimento dei risultati. Nella modalità standard, Excel esegue la somma dei dati, ma è possibile specificare altre azioni, come il calcolo della media, la visualizzazione del minimo o del massimo, la moltiplicazione. Se i parametri sono specificati in numeri, Excel troverà la somma dei loro valori.
2. Colonne" e "Righe" servono a mostrare visivamente i campi della tabella. Se si specifica "Righe", i campi saranno disposti riga per riga. Se si seleziona "Colonne", i campi vengono adattati a un formato colonnare.
3. "Filtri". Questa opzione serve a filtrare le informazioni di riepilogo nella tabella di riepilogo. Una volta creato, il pannello dei filtri verrà visualizzato separatamente. Esso contiene i pulsanti per selezionare i dati visualizzati e per nasconderli. Ad esempio, è possibile visualizzare le vendite di un solo manager o per un periodo di tempo specifico.

È possibile utilizzare due metodi per personalizzare la tabella di riepilogo:

1. Selezionare il campo desiderato. Excel deciderà quindi dove deve trovarsi il valore e lo invierà automaticamente.
   2. Selezionare i campi dall'elenco e aggiungerli all'area desiderata con il metodo manuale.

Il primo metodo è considerato leggermente fallimentare. Raramente Excel formatta le informazioni in modo da farle apparire visivamente semplici. Di conseguenza, il risultato appare poco informativo.
Per quanto riguarda il secondo metodo, è consentita la personalizzazione di ogni rapporto.
Se si desidera che nella tabella di riepilogo compaiano solo dati specifici, è necessario utilizzare il filtraggio.

Fase 3: Personalizzazione dei filtri

Per filtrare più facilmente i dati nella nostra tabella di riepilogo, dobbiamo spostare i campi nel menu Filtri. È possibile trascinare e rilasciare tutte le righe.

Successivamente, è possibile impostare i filtri in base alla data di rilascio, ad esempio personalizzando l'interfaccia per mostrare i risultati del secondo mese.

Fase 4: aggiornamento dei dati

Se nella tabella di riepilogo non ci sono dati per un periodo, ad esempio l'ultimo mese, ma ci sono dati nell'origine, il trasferimento automatico non avverrà perché l'intervallo di origine cambierà. In questo caso, è necessario modificare i valori iniziali.

A tale scopo, aprire il foglio di riepilogo, fare clic sul tasto nel menu Analizza foglio di riepilogo per modificare i parametri di origine. Il tasto rimanda al foglio sorgente, dove è necessario impostare i nuovi valori dell'intervallo. In questo modo le informazioni verranno automaticamente inserite nella tabella di riepilogo. Se è necessario modificare i parametri all'interno dell'intervallo, anche questo viene fatto manualmente.

Pertanto, la capacità di creare tabelle di riepilogo sarà un'abilità utile per tutti gli utenti che lavorano con Microsoft Office Excel. Le capacità di questa suite per ufficio sono sufficienti per eseguire le operazioni e i calcoli più complessi. E le tabelle di riepilogo sistematizzano perfettamente questi dati.