Comment créer des tableaux récapitulatifs dans Excel

Lorsque l'on travaille avec des feuilles de calcul dans Office Excel, il est souvent nécessaire d'organiser un grand nombre de lignes en rapports visuels. Cette opération est assez facile à réaliser si vous suivez ces instructions simples.

Qu'est-ce qu'un tableau récapitulatif dans Excel et à quoi sert-il ?

Un tableau récapitulatif est un outil spécial permettant de détailler l'analyse de données sous Excel. Il recueille diverses informations à partir de tableaux standard, effectue le traitement, la catégorisation et un certain nombre de calculs en vue de la publication ultérieure du résultat sous forme de rapports. Tous les paramètres des rapports peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins.

Les tableaux de synthèse sont indispensables lorsque vous devez préparer un rapport détaillé à partir d'un grand nombre de données différentes. Ils résument des valeurs placées au hasard et les regroupent ensuite dans un format pratique pour des calculs avancés.
La présentation du tableau récapitulatif est facile à adapter à vos préférences en quelques clics de souris. Par exemple, vous pouvez modifier l'emplacement des colonnes et des lignes, filtrer les totaux et déplacer les blocs du rapport d'un point à un autre pour plus de clarté.
Examinons les subtilités de l'utilisation des tableaux récapitulatifs à l'aide d'un exemple pratique.

Étape 1 : Création d'un tableau

Pour qu'un tableau récapitulatif fonctionne correctement, il est important de remplir plusieurs conditions :

1. Chaque colonne doit avoir son propre titre.
   2. Chaque colonne nécessite un format d'affichage : nombre, date et texte.
   3. Les cellules et les lignes ne peuvent pas être vides.

Ensuite, sélectionnez le menu Insertion et trouvez l'élément Tableau récapitulatif.

Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous devez définir deux paramètres :

• la plage du tableau original afin que le tableau récapitulatif obtienne toutes les informations nécessaires ;
• la feuille vers laquelle les données seront déplacées en vue d'un traitement ultérieur.

Nous devons sélectionner l'ensemble de la plage ainsi que l'en-tête et cliquer sur "Nouvelle feuille", ce qui facilitera le passage entre les valeurs sources et le rapport de synthèse. Cliquez sur "Ok".

Le programme génère une nouvelle feuille. Vous pouvez immédiatement lui donner un nom pour un travail confortable.

La partie gauche de la feuille contient la zone où le tableau récapitulatif est affiché après que les ajustements ont été effectués. La partie droite de la feuille contient la fenêtre "Champs du tableau récapitulatif", où ces ajustements seront effectués. L'étape suivante consiste à déterminer comment travailler avec le tableau de bord.

Lire aussi : Formules et fonctions dans Excel : Comment les utiliser pour analyser des données

Étape 2 : Personnalisation du tableau récapitulatif des résultats

En haut du panneau de configuration, vous trouverez un bloc avec une sélection de champs de tableau récapitulatif valides. Ceux-ci sont empruntés aux en-têtes des colonnes. Dans notre cas, il s'agit de : Produit, Personne, Année, Mois, Prix, Heure. Il y a quatre zones au bas du panneau : Valeurs", "Colonnes", "Lignes" et "Filtres". Chacune d'entre elles est destinée à effectuer certaines opérations :

1. La section Valeurs est chargée d'effectuer des calculs à partir des données de départ du tableau et de transférer les résultats. En mode standard, Excel effectue la sommation des données, mais vous pouvez spécifier d'autres actions, telles que le calcul de la moyenne, l'affichage du minimum ou du maximum, la multiplication. Si les paramètres sont spécifiés sous forme de nombres, Excel trouvera la somme de leurs valeurs.
2. "Les colonnes et les lignes permettent de visualiser les champs du tableau. Si vous spécifiez "Lignes", les champs seront disposés ligne par ligne. Si vous sélectionnez "Colonnes", ils sont adaptés à un format en colonnes.
3. "Filtres". Cette option permet de filtrer les informations contenues dans le tableau récapitulatif. Une fois construit, le panneau des filtres s'affiche séparément. Il comporte des boutons permettant de sélectionner les données affichées et de les masquer. Par exemple, vous pouvez afficher les ventes d'un seul responsable ou d'une période spécifique.

Vous pouvez utiliser deux méthodes pour personnaliser le tableau récapitulatif :

1. Cochez le champ souhaité. Excel décidera alors de l'emplacement de cette valeur et l'enverra automatiquement à cet endroit.
   2. Sélectionnez des champs dans la liste et ajoutez-les à la zone souhaitée à l'aide de la méthode manuelle.

La première méthode est considérée comme légèrement infructueuse. Excel formate rarement les informations de manière à ce qu'elles apparaissent visuellement simples. Le résultat est donc peu informatif.
Quant à la seconde méthode, elle permet de personnaliser chaque rapport.
Si nous voulons que seules des données spécifiques apparaissent dans le tableau récapitulatif, nous devons utiliser le filtrage.

Étape 3 : Personnalisation des filtres

Pour filtrer plus facilement les données de notre propre tableau récapitulatif, nous devons déplacer les champs dans le menu Filtres. Nous pouvons faire glisser et déposer toutes les lignes à cet endroit.

Ensuite, nous pouvons définir des filtres par date de publication, par exemple en personnalisant l'interface pour afficher les résultats du deuxième mois.

Étape 4 : Mise à jour des données

S'il n'y a pas de données pour une période donnée dans le tableau récapitulatif, par exemple le dernier mois, mais qu'il y a des données dans la source, le transfert automatique ne se fera pas car la plage de la source changera. Dans ce cas, vous devrez modifier les valeurs de départ.

Pour ce faire, ouvrez la feuille de synthèse, cliquez sur la touche du menu Analyser la feuille de synthèse pour modifier les paramètres de la source. La touche vous renverra à la feuille source, où vous devrez définir de nouvelles valeurs de plage. Les informations seront alors automatiquement transférées dans le tableau récapitulatif. S'il est nécessaire de modifier des paramètres à l'intérieur de la plage, cela se fait également manuellement.

Ainsi, la capacité à créer des tableaux récapitulatifs sera une compétence utile pour tous les utilisateurs travaillant avec Microsoft Office Excel. Les capacités de cette suite bureautique sont suffisantes pour effectuer les opérations et les calculs les plus complexes. Et les tableaux récapitulatifs systématisent parfaitement ces données.