Kuidas koostada Exceli kokkuvõtlikke tabeleid

Office Exceli tabelitega töötades on sageli vaja korraldada suur hulk ridu visuaalseteks aruanneteks. Seda on piisavalt lihtne teha, kui järgite neid lihtsaid juhiseid.

Mis on Exceli kokkuvõttev tabel ja milleks see on mõeldud?

Kokkuvõttev tabel on spetsiaalne vahend üksikasjaliku andmete analüüs Excelis. See kogub mitmesugust teavet standardtabelitest, teostab töötlemist, kategoriseerimist ja mitmeid arvutusi tulemuste edasiseks avaldamiseks aruannete kujul. Ja kõiki aruande parameetreid saab kohandada vastavalt teie vajadustele.

Kokkuvõtlikud tabelid on hädavajalikud, kui teil on vaja koostada üksikasjalik aruanne suurest hulgast erinevatest andmetest. Need võtavad kokku juhuslikult paigutatud väärtused ja seejärel rühmitavad need mugavas formaadis edasiste arvutuste jaoks.
Kokkuvõtva tabeli paigutust on lihtne kohandada oma eelistuste järgi paari hiireklikiga. Näiteks saate muuta veergude ja ridade asukohti, filtreerida kogusummasid ja liigutada aruande plokke ühest punktist teise, et muuta aruannet selgemaks.
Vaatleme kokkuvõtvate tabelitega töötamise keerukust praktilise näite abil.

Samm 1: Tabeli loomine

Kokkuvõtliku tabeli korrektseks toimimiseks on oluline, et see vastaks mitmele nõudele:

1. Igal veerul peab olema oma pealkiri.
   2. Iga veerg nõuab ühte kuvamisformaati: number, kuupäev ja tekst.
   3. Lahtrid ja read ei tohi olla tühjad.

Seejärel valige menüü Insert ja leidke punkt Summary Table (Kokkuvõttev tabel).

See kuvab dialoogiakna, kus tuleb määrata kaks parameetrit:

• algse tabeli vahemik, et kokkuvõttev tabel saaks kogu vajaliku teabe;
• leht, kuhu andmed viiakse edasiseks töötlemiseks.

Me peame valima kogu vahemiku koos pealkirjaga ja klõpsama "Uus leht", mis hõlbustab liikumist algväärtuste ja kokkuvõtva aruande vahel. Klõpsake nupule "Ok".

Programm genereerib uue lehe. Saate sellele kohe anda nime mugavaks tööks.

Lehe vasakpoolne osa sisaldab ala, kus pärast kohanduste tegemist kuvatakse kokkuvõttev tabel. Lehe parempoolne osa sisaldab akent "Summary Table Fields", kus need kohandused tehakse. Järgmise sammuna tuleb välja selgitada, kuidas paneeliga töötada.

Loe ka: Valemid ja funktsioonid Excelis: Kuidas neid andmete analüüsimiseks kasutada

Samm 2: Tulemuse kokkuvõtliku tabeli kohandamine

Seadete paneeli ülaosas on plokk, kus on valik kehtivaid kokkuvõtliku tabeli välju. Need on laenatud veergude pealkirjadest. Meie puhul on need järgmised: Toode, Isik, Aasta, Kuu, Hind, aeg. Paneeli allosas on neli ala: "Values", "Columns", "Rows" ja "Filters". Igaüks neist on mõeldud teatud toimingute tegemiseks:

1. Väärtuste sektsioon vastutab tabeli algandmete põhjal tehtavate arvutuste eest ja seejärel tulemuste edastamise eest. Standardrežiimis teostab Excel andmete summeerimist, kuid saate määrata ka muid toiminguid, näiteks keskmise arvutamist, miinimum- või maksimumväärtuse näitamist, korrutamist. Kui parameetrid on määratud numbritena, leiab Excel nende väärtuste summa.
2. "Veerud" ja "read" on tabeli väljade visuaalseks näitamiseks. Kui määrate "Rows", paigutatakse väljad ridade kaupa. Kui valite "Columns", kohandatakse need veergude formaati.
3. "Filtrid". See valik on mõeldud kokkuvõtliku teabe filtreerimiseks kokkuvõtlikus tabelis. Kui see on loodud, kuvatakse filtrite paneel eraldi. Sellel on nupud nii kuvatavate andmete valimiseks kui ka peitmiseks. Näiteks saate vaadata ainult ühe juhi või konkreetse ajavahemiku müüki.

Kokkuvõtliku tabeli kohandamiseks saate kasutada kahte meetodit:

1. Märkige soovitud väli. Excel otsustab seejärel, kus see väärtus peaks olema, ja saadab selle automaatselt sinna.
   2. Valige nimekirjast väljad ja lisage need soovitud piirkonda käsitsi.

Esimest meetodit peetakse veidi ebaõnnestunuks. Excel vormindab teavet harva nii, et see oleks visuaalselt lihtne. Selle tulemusena näeb tulemus ebainformatiivne välja.
Teise meetodi puhul on lubatud iga aruande isiklik kohandamine.
Kui me tahame, et kokkuvõtvas tabelis ilmuksid ainult konkreetsed andmed, peaksime kasutama filtreerimist.

Samm 3: Filtrite kohandamine

Et meie enda kokkuvõtva tabeli andmeid lihtsamalt filtreerida, tuleb väljad viia menüüsse Filterid. Me saame kõik read sinna lohistada.

Järgmisena saame määrata filtrid avaldamiskuupäeva järgi, näiteks kohandades kasutajaliidese nii, et see näitaks teise kuu tulemusi.

4. samm: andmete ajakohastamine

Kui koondtabelis puuduvad andmed mõne perioodi kohta, näiteks viimase kuu kohta, kuid allikas on andmed olemas, ei toimu automaatset ülekannet, sest allikate vahemik muutub. Sellisel juhul peate muutma algväärtusi.

Selleks avage kokkuvõtte leht, klõpsake allikaparameetrite muutmiseks menüüs Analüüsi kokkuvõtte leht klahvi. Klahv saadab teid allikalehele, kus peate määrama uued vahemiku väärtused. See tõmbab seejärel automaatselt teabe koondtabelisse. Kui on vaja muuta parameetreid vahemiku sees, tehakse ka seda käsitsi.

Seega on kokkuvõtlike tabelite loomise oskus kasulik kõigile Microsoft Office Exceliga töötavatele kasutajatele. Selle kontoripaketi võimalustest piisab kõige keerulisemate toimingute ja arvutuste tegemiseks. Ja kokkuvõtlikud tabelid süstematiseerivad need andmed suurepäraselt.