Análisis empresarial en Excel

Cada día, los empresarios se enfrentan a la necesidad de procesar grandes conjuntos de datos: resultados de campañas publicitarias, ventas, conversiones, número de visitas, etc. Si los analizas de forma competente, podrás desarrollar tus proyectos empresariales con gran eficacia y resolver diversas tareas, independientemente de su complejidad.

¿Por qué necesita análisis de negocio?

Los negocios de toda organización se basan en la toma de decisiones a distintos niveles de la jerarquía directiva. El personal del centro de análisis, los directores de ventas y los ejecutivos participan en el proceso. Entonces, ¿en qué basar las decisiones correctas?
La información recopilada, por supuesto. Debe facilitarse en el momento oportuno, así como estructurarse y presentarse de forma competente.

Solo con la analítica adecuada podrá preparar decisiones eficaces basadas en los factores y condiciones actuales. En tiempos de transformación digital, una respuesta inoportuna a los cambios puede llevar a la destrucción del negocio.

La suite ofimática Microsoft Excel cuenta con los complementos especiales Power Query y Power Pivot para manejar conjuntos de datos pesados con facilidad. Power Query conecta y procesa fuentes en formatos arbitrarios, mientras que Power Pivor realiza cálculos complejos y genera modelos de datos.

Cómo utilizar el complemento Power Pivot para analizar la información

Power Pivot es una solución integrada en Excel para procesar y analizar diversos datos. Con este complemento, puede agregar información de distintas fuentes para formar una única base de datos. La principal ventaja de la herramienta es que no existen limitaciones en cuanto al número de filas. En el modo estándar, Excel permite utilizar 1.048.000 filas, pero cuando se utiliza Power Pivot, el valor aumenta significativamente sin reducir el rendimiento.

Por lo tanto, a la hora de procesar grandes cantidades de datos en distintos formatos e interactuar con estructuras complejas, esta herramienta resulta especialmente beneficiosa, ya que permite analizar los datos con gran eficacia.

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La ventana de Power Pivot en todas las versiones de Excel desde 2010 tiene un diseño similar. Para abrir este formulario, tienes que ir a la configuración de Power Pivot y encontrar el botón "Gestionar". Si falta la pestaña, asegúrate de que estás utilizando la versión actual de Excel. Probablemente tendrás que añadirla manualmente para utilizar plenamente la funcionalidad Power Pivot.

Cómo funciona Power Query

El complemento Power Query es otra herramienta muy eficaz dentro de Office Excel que da acceso a personalizaciones avanzadas de gestión de datos. Antes, los usuarios tenían que realizar complejas manipulaciones para convertir la información manualmente o con la ayuda de macros basadas en VBA. Ahora se puede lograr en sólo un par de clics.

Power Query permite crear consultas para importar, limpiar o transformar información. La herramienta prepara automáticamente el código de cada consulta y el cliente no tiene que escribirlo manualmente. La interfaz de usuario de la herramienta es sencilla e intuitiva, y la mayoría de las operaciones son fáciles de realizar con el ratón.

Muchas transformaciones de datos tienen lugar sin necesidad de escribir combinaciones de códigos. Las consultas se añaden al portapapeles y son aptas para su reutilización, ya que la información se actualiza tras pulsar las teclas de actualización de la sección Datos.

Algunas de las principales características de Power Query incluyen elementos como:

1. A través de Excel, puede conectarse inmediatamente a diversas fuentes de información, como csv, bases de datos, documentos de Excel, carpetas y mucho más.
   2. La información de las fuentes conectadas se puede convertir de varias formas: clasificación, filtros, sustitución, realización de cálculos, fusión, etc.
   3. Los parámetros convertidos pueden importarse fácilmente, cargarse en una hoja, página de resumen o modelo de datos como Power Pivot.

Añadir configuraciones de Power Pivot y Power Query desde el menú

Para activar las funciones Power Query y Power Pivot a través de los menús de Excel, es necesario habilitar los complementos correspondientes, que se especifican en la versión del programa. Si no están presentes en la ventana de su paquete ofimático, deberá realizar las siguientes operaciones:

1. Abra el menú Archivo.
   2. Busque la opción "Opciones".
   3. Vaya a la sección "Complementos".
   4. Seleccione "Complementos COM" en la lista desplegable.
   5. Busque la casilla "Ir a".
   6. Especifique los complementos necesarios y añádalos.

¿Cómo se utilizan los complementos para preparar informes de inteligencia empresarial en Excel?

Las herramientas Power Pivot y Power Query descritas anteriormente abren capacidades avanzadas para análisis empresariales profundos y detallados, y también funcionan bien con tablas resumen. En la práctica, esto permite generar informes analíticos detallados. El procesamiento de datos suele realizarse según el siguiente algoritmo:

1. Power Query se conecta a diferentes fuentes de información y las procesa.
   2. Los datos se cargan en Power Pivot en un formato de tabla plana con las restricciones de número de filas omitidas.
   3. Todos los cálculos complejos se realizan a través de Power Pivot.
   4. Los informes se generan mediante tablas resumen, gráficos y otros controles, incluidos filtros y líneas temporales.

Los informes generados de este modo se personalizan en todo momento. En caso de actualizaciones posteriores, los datos se actualizan automáticamente.

No es ningún secreto que en la realidad actual, cuando se buscan empleados para los departamentos de gestión, se presta especial atención a la capacidad de analizar la información. Pero en muchas empresas no existe un sistema de análisis estandarizado. Por ello, trabajar con los complementos Excel Power Query y Power Pivot supondrá una importante ventaja competitiva en la promoción profesional.