Wie man in Excel Übersichtstabellen erstellt

Bei der Arbeit mit Tabellenkalkulationen in Office Excel ist es oft notwendig, eine große Anzahl von Zeilen in visuellen Berichten zu organisieren. Dies ist leicht zu bewerkstelligen, wenn Sie diese einfachen Anweisungen befolgen.

Was ist eine Übersichtstabelle in Excel und wofür wird sie verwendet?

Eine Übersichtstabelle ist ein spezielles Werkzeug für detaillierte Datenanalyse in Excel. Es sammelt verschiedene Informationen aus Standardtabellen, führt die Verarbeitung, Kategorisierung und eine Reihe von Berechnungen für die weitere Veröffentlichung der Ergebnisse in Form von Berichten durch. Alle Berichtsparameter können an Ihre Anforderungen angepasst werden.

Übersichtstabellen sind unverzichtbar, wenn Sie einen detaillierten Bericht aus einer großen Anzahl verschiedener Daten erstellen müssen. Sie fassen zufällig platzierte Werte zusammen und gruppieren sie dann in einem praktischen Format für erweiterte Berechnungen.
Das Layout der Übersichtstabelle lässt sich mit ein paar Mausklicks leicht an Ihre Wünsche anpassen. Sie können zum Beispiel die Position von Spalten und Zeilen ändern, Summen filtern und Berichtsblöcke zur besseren Übersichtlichkeit von einem Punkt zum anderen verschieben.
Schauen wir uns die Feinheiten der Arbeit mit Übersichtstabellen anhand eines praktischen Beispiels an.

Schritt 1: Erstellen einer Tabelle

Damit eine Übersichtstabelle korrekt funktioniert, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Jede Spalte muss eine eigene Überschrift haben.
   2. Jede Spalte erfordert ein Anzeigeformat: Zahl, Datum und Text.
   3. Zellen und Zeilen dürfen nicht leer sein.

Wählen Sie dann das Menü Einfügen und suchen Sie den Eintrag Übersichtstabelle.

Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie zwei Parameter einstellen müssen:

• den Bereich der Originaltabelle, so dass die Zusammenfassungstabelle alle erforderlichen Informationen enthält;
• das Blatt, in das die Daten zur weiteren Verarbeitung verschoben werden.

Wählen Sie den gesamten Bereich mit der Kopfzeile aus und klicken Sie auf "Neues Blatt", um den Wechsel zwischen den Quellwerten und dem zusammenfassenden Bericht zu erleichtern. Klicken Sie auf "Ok".

Das Programm erzeugt ein neues Blatt. Sie können ihm sofort einen Namen für komfortables Arbeiten geben.

Der linke Teil des Blattes enthält den Bereich, in dem die Übersichtstabelle nach den vorgenommenen Anpassungen angezeigt wird. Die rechte Seite des Blattes enthält das Fenster "Felder der Übersichtstabelle", in dem diese Anpassungen vorgenommen werden. Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, wie man mit dem Panel arbeitet.

Lesen Sie auch: Formeln und Funktionen in Excel: Wie man sie zur Datenanalyse einsetzt

Schritt 2: Anpassen der Zusammenfassungstabelle für das Ergebnis

Am oberen Rand des Einstellungsfeldes finden Sie einen Block mit einer Auswahl gültiger Felder für die Übersichtstabelle. Diese sind den Spaltenüberschriften entnommen. In unserem Fall sind dies: Produkt, Person, Jahr, Monat, Preis, Zeit. Am unteren Rand des Feldes befinden sich vier Bereiche: "Werte", "Spalten", "Zeilen" und "Filter". Jeder dieser Bereiche ist für die Durchführung bestimmter Operationen vorgesehen:

1. Der Bereich Werte ist für die Durchführung von Berechnungen auf der Grundlage der Ausgangsdaten der Tabelle und die anschließende Übertragung der Ergebnisse zuständig. Im Standardmodus führt Excel eine Summierung der Daten durch, aber Sie können auch andere Aktionen angeben, z. B. die Berechnung des Durchschnitts, die Anzeige des Minimums oder Maximums oder die Multiplikation. Wenn die Parameter in Zahlen angegeben sind, ermittelt Excel die Summe ihrer Werte.
2. "Spalten" und "Zeilen" dienen der visuellen Darstellung der Felder in der Tabelle. Wenn Sie "Zeilen" wählen, werden die Felder zeilenweise angeordnet. Wenn Sie "Spalten" wählen, werden sie an ein spaltenförmiges Format angepasst.
3. "Filter". Diese Option dient zum Filtern der zusammengefassten Informationen in der Übersichtstabelle. Sobald sie erstellt ist, wird die Filtertafel separat angezeigt. Es verfügt über Schaltflächen zur Auswahl der angezeigten Daten und zum Ausblenden. So können Sie zum Beispiel die Umsätze nur eines Managers oder eines bestimmten Zeitraums anzeigen.

Sie können zwei Methoden verwenden, um die Übersichtstabelle anzupassen:

1. Markieren Sie das gewünschte Feld. Excel entscheidet dann, wo dieser Wert stehen soll, und sendet ihn automatisch dorthin.
   2. Wählen Sie Felder aus der Liste aus und fügen Sie sie mit der manuellen Methode dem gewünschten Bereich hinzu.

Die erste Methode gilt als wenig erfolgreich. Excel formatiert Informationen selten so, dass sie visuell einfach erscheinen. Infolgedessen sieht das Ergebnis wenig informativ aus.
Bei der zweiten Methode ist eine persönliche Anpassung für jeden Bericht möglich.
Wenn wir wollen, dass nur bestimmte Daten in der Übersichtstabelle erscheinen, sollten wir die Filterung verwenden.

Schritt 3: Anpassen von Filtern

Um die Daten in unserer eigenen Übersichtstabelle leichter filtern zu können, müssen wir die Felder in das Menü Filter verschieben. Wir können alle Zeilen dorthin ziehen und ablegen.

Als Nächstes können wir Filter nach dem Veröffentlichungsdatum setzen, indem wir zum Beispiel die Schnittstelle so anpassen, dass sie Ergebnisse für den zweiten Monat anzeigt.

Schritt 4: Aktualisierung der Daten

Wenn für einen Zeitraum in der Summentabelle keine Daten vorhanden sind, z. B. für den letzten Monat, aber Daten in der Quelle vorhanden sind, wird die automatische Übertragung nicht stattfinden, da sich der Quellbereich ändert. In diesem Fall müssen Sie die Startwerte ändern.

Dazu öffnen Sie das Übersichtsblatt und klicken auf die Taste im Menü Übersichtsblatt analysieren, um die Quellparameter zu ändern. Die Taste führt Sie zum Quellenblatt, wo Sie neue Bereichswerte festlegen müssen. Dadurch werden die Informationen automatisch in die Übersichtstabelle übernommen. Wenn Sie die Parameter innerhalb des Bereichs ändern müssen, können Sie dies ebenfalls manuell tun.

Die Fähigkeit, Übersichtstabellen zu erstellen, ist daher eine nützliche Fähigkeit für alle Benutzer, die mit Microsoft Office Excel arbeiten. Die Fähigkeiten dieser Office-Suite reichen aus, um die komplexesten Operationen und Berechnungen durchzuführen. Und die Übersichtstabellen systematisieren diese Daten perfekt.