Jak vytvořit souhrnné tabulky v aplikaci Excel

Při práci s tabulkami v aplikaci Office Excel je často nutné uspořádat velké množství řádků do vizuálních sestav. To lze snadno provést, pokud se budete řídit těmito jednoduchými pokyny.

Co je to souhrnná tabulka v aplikaci Excel a k čemu slouží?

Souhrnná tabulka je speciální nástroj pro podrobné analýza dat v aplikaci Excel. Shromažďuje různé informace ze standardních tabulek, provádí jejich zpracování, kategorizaci a řadu výpočtů pro další publikaci výsledků ve formě zpráv. Přitom všechny parametry sestav lze přizpůsobit vašim požadavkům.

Souhrnné tabulky jsou nepostradatelné, když potřebujete připravit podrobnou zprávu z velkého množství různých údajů. Shrnují náhodně umístěné hodnoty a poté je seskupují do vhodného formátu pro pokročilé výpočty.
Rozložení souhrnné tabulky lze snadno přizpůsobit vašim preferencím pomocí několika kliknutí myší. Můžete například měnit umístění sloupců a řádků, filtrovat součty a přesouvat bloky sestavy z jednoho bodu do druhého pro větší přehlednost.
Podívejme se na složitosti práce se souhrnnými tabulkami na praktickém příkladu.

Krok 1: Vytvoření tabulky

Pro správnou funkci souhrnné tabulky je důležité splnit několik požadavků:

1. Každý sloupec musí mít vlastní nadpis.
   2. Každý sloupec vyžaduje jeden formát zobrazení: číslo, datum a text.
   3. Buňky a řádky nemohou být prázdné.

Poté vyberte nabídku Vložit a najděte položku Souhrnná tabulka.

Zobrazí se dialogové okno, ve kterém je třeba nastavit dva parametry:

• rozsah původní tabulky, aby souhrnná tabulka získala všechny potřebné informace;
• list, na který budou data přesunuta pro další zpracování.

Musíme vybrat celý rozsah i se záhlavím a kliknout na "Nový list", což nám usnadní pohyb mezi zdrojovými hodnotami a souhrnnou zprávou. Klikněte na tlačítko "Ok".

Program vygeneruje nový list. Pro pohodlnou práci mu můžete ihned dát jméno.

Levá část listu obsahuje oblast, kde se po provedení úprav zobrazí souhrnná tabulka. Pravá část listu obsahuje okno "Pole souhrnné tabulky", kde budou tyto úpravy provedeny. Dalším krokem je zjistit, jak s panelem pracovat.

Přečtěte si také: Vzorce a funkce v aplikaci Excel: Jak je používat k analýze dat?

Krok 2: Přizpůsobení souhrnné tabulky pro výsledek

V horní části panelu nastavení najdete blok s výběrem platných polí souhrnné tabulky. Ta jsou převzata ze záhlaví sloupců. V našem případě se jedná o tyto položky: Zboží, Osoba, Rok, Měsíc, Cena, Čas. Ve spodní části panelu jsou čtyři oblasti: "Hodnoty", "Sloupce", "Řádky" a "Filtry". Každá z nich je určena k provádění určitých operací:

1. Sekce Hodnoty je zodpovědná za provádění výpočtů na základě výchozích dat tabulky a následný přenos výsledků. Ve standardním režimu Excel provádí sčítání dat, ale můžete zadat další akce, jako je výpočet průměru, zobrazení minima nebo maxima, násobení. Pokud jsou parametry zadány v číslech, Excel zjistí součet jejich hodnot.
2. "Sloupce" a "řádky" slouží k vizuálnímu znázornění polí v tabulce. Pokud zadáte "Řádky", budou pole uspořádána po řádcích. Pokud vyberete "Sloupce", budou upravena do sloupcového formátu.
3. "Filtry". Tato možnost je určena k filtrování souhrnných informací v souhrnné tabulce. Po jejím sestavení se panel filtrů zobrazí samostatně. Obsahuje tlačítka pro výběr zobrazených údajů a také pro jejich skrytí. Můžete například zobrazit prodeje pouze jednoho manažera nebo za určité časové období.

Souhrnnou tabulku můžete přizpůsobit dvěma způsoby:

1. Zaškrtněte požadované pole. Excel pak rozhodne, kde má být tato hodnota, a automaticky ji tam odešle.
   2. Vyberte pole ze seznamu a přidejte je do požadované oblasti pomocí ruční metody.

První metoda je považována za mírně neúspěšnou. Excel jen zřídkakdy formátuje informace tak, aby vypadaly vizuálně jednoduše. V důsledku toho vypadá výsledek neinformativně.
U druhé metody je povoleno osobní přizpůsobení pro každou zprávu.
Pokud chceme, aby se v souhrnné tabulce objevily pouze konkrétní údaje, měli bychom použít filtrování.

Krok 3: Přizpůsobení filtrů

Abychom mohli snadněji filtrovat data v naší vlastní souhrnné tabulce, musíme pole přesunout do nabídky Filtry. Tam můžeme přetáhnout všechny řádky.

Dále můžeme nastavit filtry podle data vydání, například přizpůsobit rozhraní tak, aby zobrazovalo výsledky za druhý měsíc.

Krok 4: Aktualizace dat

Pokud v souhrnné tabulce nejsou data za některé období, například za poslední měsíc, ale ve zdroji data jsou, automatický přenos se neprovede, protože se změní rozsah zdroje. V takovém případě je třeba změnit počáteční hodnoty.

Za tímto účelem otevřete souhrnný list, klikněte na tlačítko v nabídce Analyze Summary Sheet a změňte parametry zdroje. Klíč vás odešle do zdrojového listu, kde je třeba nastavit nové hodnoty rozsahu. Tím se informace automaticky přetáhnou do souhrnné tabulky. Pokud je potřeba změnit parametry v rámci rozsahu, i to se provede ručně.

Schopnost vytvářet souhrnné tabulky tak bude užitečnou dovedností pro všechny uživatele pracující v aplikaci Microsoft Office Excel. Možnosti tohoto kancelářského balíku jsou dostatečné pro provádění nejsložitějších operací a výpočtů. A souhrnné tabulky tyto údaje dokonale systematizují.